はぁ、最近は本当に仕事が忙しくなってきました。

僕はタスクの管理を完全にメーラーで行っているのですが、フラグを付けた残案件が60件を超えるようになってきた。

これまでの経験から通常時が20件弱だからまぁ担当案件が増えた分だけ増えている感じでしょうか。


ちなみに、世の中は新社会人がリーマン生活に慣れようと必死に頑張っている時期ですよね。そんな肩に力の入ったフレッシュマンに、こんなタスク管理方法もあるよというご紹介。単純に僕がこうしているっていうだけですけど。


タスク管理には色々なやり方があり、人によって千差万別です。

いまだにタスク管理を付箋紙で行っている原始人のような人がいますが、紙が剥がれてヒラヒラ行方不明になってしまうリスクもあるし、セキュリティ的にも問題あるし、エコ思想にも反するし、止めたほうがいいです。

Webベースのタスク管理ツールもたくさんありますが、あくまでも個人ベースのタスク管理という観点では、Webベースのものを使うのは若干無理があるように感じます。何より認識したタスクを改めて打ち直すという無駄な作業が起きますから。

そこでというか当たり前のことかもしれませんが、僕のタスク管理は全てメーラーで済ませています。

朝会社でメーラーを開くと受信Boxには毎日数十通のメールが未読で入っているのですが、僕の場合はとりあえずそれらを簡単に目を通すくらいの感覚でどんどん既読にしていきます。中には調査や作業や確認をして返信してあげなくてはいけないもの（タスク）がありますが、ひとまずタスクをこなすことは後回しにして、フラグだけ付けていきます。

すると、タスクとそうでないものがフラグの有る無しで一目瞭然になります。

言うのを忘れていましたが、業界系ニュース等のメルマガを購読している場合は個別にそれぞれのフォルダを用意しておき、送信元メールアドレス等で自動振り分けできるように設定しておきます。担当しているサービスの実績値レポートがシステム的に毎日メールベースで届く場合もあるでしょうから、それらについてもメルマガと同様にフォルダを用意し、自動振り分けの設定を行っておきます。以下、同様に毎日、毎週、毎月くるルーティン的なメールはフォルダを用意して振り分け設定も済ませておきましょう。

さて、この下準備が出来ていることが前提で、全て開封済みとなっているメールの振り分け実行ボタンを押します。

すると自動的に振り分けられるのは先ほど全て開封したメールの内、フラグのついていないもの、かつルーティン的なメールで重要度はそれ程高くなく、後で時間があるときに読めばいいものは取り除かれたことになります。

これをしておくだけで受信ボックスはかなりきれいになるはずですが、それでも残ったフラグの無いメールがあるはずです。これらはルーティンでなく、おそらくあなたが担当している業務に関する誰かの単発的な発言であったり、重要な情報ではあるけれども返信等をする必要はないもの（つまりタスクではないもの）のはずです。次は、これらのメールを一気に選択して、どさっと別のフォルダに移動してしまいましょう。

移動先のフォルダ名は0804（08年4月の意味）のような簡単なものでいいと思います。ここで注意をするのは、担当している仕事が複数あった場合、0804_担務A、0804_担務B、0804_担務Cのように担務毎にフォルダを分けてしまわないことです。なぜかというと、そうしてしまうとフラグの付いていないメールをざーっと選んでどさっと移動させるようなことができなくなってしまい面倒だからです。また、ひとつのメールでも担務AにもBにも関わるために判断に迷う場合が出てきてしまう虞もあるでしょう。それらは無駄な時間です。そんなことしている時間があるならさっさと片付けておいしいコーヒーを買いにスタバにでも出かけましょう。

さて、以上を実行したことで、受信Box内はあなたの返信が必要なタスクのみになります。

ここからあなたは超集中して仕事を片っ端から片付けていくことになります。ただし、優先順位付けをしっかり行い、緊急性/重要性の高いものから返信していくようにしましょう。メール返信するにあたり絶対にしなくてはならないことは、必ずCCには自分のメールアドレスを入れることです。理由は後述します。そして、返信し片付いたメールのフラグはさっさと外してしまいます。このようにしていくとタスクがどんどん減っていきます。完了したタスクは、さっきと同じようにどさっとフォルダ（0804等）に移してしまいましょう。最終的に受信Box内のメールが0件になれば全タスククリアということです。改めてスタバにおいしいコーヒーを買いに行くなりネット見てサボるなりそれは別に就業時間中であってもあなたの自由です。

なお、先ほど返信するメールには全て自分のアドレスをCCに入れましたから、受信ボックスには自分が返信したメールも残っていくこととなります。返信したメールの中には、あなたからの返信で完結しないもの、つまり改めて相手に確認や作業を依頼する内容になるメールもあるでしょう。そのメールにはフラグを付けて、タスクとして受信ボックスに残しておく必要があります。このフラグは相手からの返信があった段階で外します。もしも何日もあなたの受信Boxにそのメールが残っているようなら、改めて催促のメールを書きましょう。大抵2日間くらい待っても返信がなければ催促しても問題ありません。ただし、あんまりしつこくすると同僚や取引先から嫌われますから注意が必要です。併せて、同僚のこの人は返信が遅い人だとか、この人はいつも的確な回答を期限までに返してくれる人だということが学べます。

あと、タスクをせっせとこなしている最中に上司や同僚に呼ばれて新たなタスクを与えられる場合があります。その時は僅かに嫌な顔をする等でやんわりと他のタスクで忙しいことを臭わせつつ、一応引き受けましょう。リーマンですから。その場合、また優先順位の判断を行うのですが、もしもそのタスクの優先順位が低いという判断をしたのなら、とりあえず自分宛にその内容のメールを投げておきましょう。

そしてそのメールは既読状態にしてフラグを立てておくのです。

さて、長くなりましたがこれが僕が実際に行っているタスク管理です。僕は自分へのリマインドも含めて全てメールで残し、メーラーで管理しています。メールというのはとても便利で、送信したり受信した時間も完璧に残りますし、必ずテキストで情報が残ることで取引先や同僚との認識齟齬が起きた場合の自分の主張のエビデンスにもなります。

こんな感じで僕は多いときで月に千数百通のメールを処理していたります。もし何かのお役に立てば。

では、サカリでした。

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今日は疲れて勉強する気になれないので、2つ目のエントリです。


この前読んだこの記事↓について。


前向きな「反発社員」にポストを / SAFETY JAPAN [小山 昇氏] / 日経BP社


完璧に「釣り」なタイトルなのだけれども、見事に釣られた人間が僕だったりするわけですｗ。


（引用）『反発する社員は、どうして反発するのか。建設的な意見や業務に対する積極性、問題意識などがあるからです。だから自分の信ずるところと社長の方針とが合わないと判断すれば、「それはおかしいです」と反発してくるのはむしろ当然です。』


上記のように考えてくれるような物分りの良い上司ばかりだと、僕のように事ある毎に会社にも上司にも反発しまくっている社員としては助かるんですけどね。


僕は昨年12月に帰任するまでの2年間、どれだけ自分の想いを伝えても、組織や環境を改善したいと意見を言っても、誰にも一瞬も聞き入れて貰えませんでした。この苦しさは半端ではなかった。そんで、元々素質は持っていたけれども、いつの間にか誰にでも遠慮せずに平気で不満を表に出せるようになりました。先輩だろうが上司だろうが関係なかった。いつも同僚には言うことですが、仕事には思い入れを持たないに越したことはないことを学んだりもしました。思い入れを持っても裏切られるだけでしたから。精神的に腐ったのは間違いないです。


ただ、この苦しかった体験が現在まで続く自分のエネルギーの源になっていることも事実だったりします。受け入れてもらえないなら好き勝手にやってやろうと、一人でひたすら情報収集やら分析やらをしまくりましたよ。青臭い考えでしたが、ネットサービスのことについてはうちの会社の誰よりも詳しくなってやろうと本気で思っていましたから。この2年の経験が今の僕を支えているといっても過言ではないです。


別に「ポストをよこせ」なんて言うつもりは全くないです。実際ポストをあげると言われても嬉しい人なんていないでしょう。ただ、間違いなく反発を無視し続けると社員は腐っていくものだということを、世の中の上司な人達はもっと意識して欲しいと思います。善人面して話を聞くだけではダメです。社員は自分の言った意見がどのように反映されるのか、激しくシビアな目で見ています。「報復人事」なんてもっての他です。幸い僕はそういう経験はありませんが（たぶん）。


僕のように不満を持ちつつも組織に留まり、ふっ切れて勝手なことをし始める人間はきっとそれ程多くありません。僕の経験上、完全に仕事への熱意を失う人も出てきますし、多くの人はそうなるのを恐れて組織を去っていきます。今は僕らが就職活動をしていた頃のような就職氷河期ではないそうです。どの会社も人手が足りずに積極的に採用活動をしています。能力があったり、魅力のある人間から会社を去っていくことをもっと意識して欲しいです。




ところで、上の記事ですが、僕は不勉強で株式会社武蔵野も社長の小山昇さんという方も存じませんが、有名な方なんでしょうかね。


（引用）『わたしは過去の当コラムで何度となく「社長の方針に従わない社員は要らない」「方針を素直に実行するのが優秀な社員」といった内容のことを書いています。だからでしょうか、わたしのことを「社員の意見には一切耳を貸さない冷酷な独裁者」というイメージでご覧になっている方も少なくないようです。しかし実際のわたしは、社員の反発についてはごく寛容です。』


このお方、自分は『社員の反発についてはごく寛容』と書かれているけれども、この記事を読んでいる限り、佐々木さんの事例は社長に噛み付いた人に寛容だった事例ではないという罠。あくまでも多田常務（女性）に生意気な態度を取った人（佐々木さん）への処遇の話ですから。仮に佐々木さんが社長さんに面と向かって反発した場合も同様の待遇がなされたんでしょうかね？？わかりませんが。


では、サカリでした。

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